Vedtægter for Toftlund Lokalhistoriske Forening og Arkiv.

§1.           Toftlund Lokalhistoriske Forening og Arkiv har arbejdsområde i Toftlund Sogn og er hjemmehørende i Toftlund, Tønder 

                 kommune

§2  Stk.1.  Foreningens formål er at vække og nære onteresse for sognetes historie. 

                 Det søges opnået ved at holde foredrag, udstillinger mv. 

       Stk.2. Arkivets formål er at indsamle, registrere og opbevare arkivalier, billed- og lydoptagelser samt kopier af originale arkivalier,                   som ikke kan overdrages arkivet.

                 At stille det indsamlede materiale ril rådighed for offentligheden efter gældende regler om tilgængelighed samt

                 At give interesserede hjælp og rådgivning ved beskæftigelse med arkivets arkivalier

§ 3.          Bestyrelsen består af 7 - 9 medlemmer. De vælges på ordinær generalforsamling for en 2-årig periode med skiftevis 

                 halvdelen, eller ved ulige antal, flest i ulige år. Der er 2 revisorr, som skiftevis vælges for en 2 årige periode.       e

§4             Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts måned og indkaldes med mindst 14 dages varsel gennem den lokale 

                  presse og/eller på foreningens hjemmeside

                  Generalforsamlingen skal mindst omfatte disse punkter:

                  1. Valg af dirigent

                  2. Formandes beretning

                  3. Arkivlederens beretning

                  4. Kassererens beretning

                  5. Fastsættelse af kontingent

                  6. Indkomne forslag. (skal være formanden i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen.

                  7. Valg

                  8. Eventuelt.

§5.              Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når flertallet af bestyrelsesmedlemmerne eller mindst 20%

                   af medlemmerne kræver det. Begæringen skal omfatte den ønskede dagsorden og indkaldelse som ved den ordinære 

                   generalforsamling

§6.              Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, arkivleder, sekretær og kasserer. Bestyrelsen påser og har

                   ansvar for, at arkivets samling opbevares betryggende i godkendte arkivmaterialer og er forsvarligt registreret.     

                   Arkivlederen er ansvarlig for arkivets drift.

                   Formands- og arkivlederposten kan være sammenfaldende. Vedtagelse i bestyrelsen kræver, at over halvdelen stemmer

                   for forslaget, dog ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

§7.              Regnskabsåret følger kalenderåret.

§8.              Vedtagne beslutninger nedskrives og gemmes.

§9.               Arkivets åbningstider fastsættes af bestyrelsen

§10.             Toftlund Lokalhistoriske Forening- og Arkiv tegnes ved formanden og arkivlederen. såfrem disse poster er

                    sammenfaldende, eer det sammen med næstformanden.

§11.             Bestyrelsen og arkivleder (Næstformanden) hæfter ikke personligt for de af foreningen indgåede forpligtelser, kun med

                    foreningens formue.

§12. Stk.1    Nedlæggelse af Toftlund Lokalhistoriske Forening og -Arkiv kan kun ske efter vedtagelse på en herrtil indkaldt

                    ekstraordinær generalforsamling. Vedtagelsen skal ske med mindst 2/3 majoritet af samtlige medlemmer.  

         Stk.2. I tilfælde af foreningens ophør skal arkivalierne genanbringes i samråd med Samvirket for Arkiverne i Tønder Kommune.

                   så de er sikrede for fremtiden, og således at deres forbliven i offentlig eje og tilgængelighed garanteres   

          Stk.3 Bestyrelsen kan ikke træde tilbage, før afvikling og sikker anbringelse af arkivalierne er tilendebragt. 

          Stk.4. Ved nedlæggelse af foreningen skal en evt. formue efter bestyrelsens skøn tilfalde en eller flere foreninger i Toftlund

                    Sogn

§13              Ændring af nærværende vedtægter kan ske ved beslutning på en generalforsamling. Forslag herom skal fremgå af

                    dagsordenen, og vedtagelsen sker ved simpelt flertal.

Vedtaget på generalfdorsamlingen 13. marts 2017